Alles moet tegenwoordig natuurlijk digitaal gebeuren. Niet alleen is er een trend van digitalisering te zien in het privéleven, maar ook op zakelijk gebied wordt alles zo veel mogelijk online geregeld. Door de administratie en financiën online te regelen bespaar je op diverse vlakken kosten voor het bedrijf. Denk alleen al aan de kosten van papier en inkt die je niet hoeft uit te geven wanneer alle documenten en formulieren zich gewoon online kunnen bevinden. Daarnaast kan jouw bedrijf, wanneer deze zaken online worden geregeld, flink besparen op de uren van de werknemers. Doordat er minder stappen in het proces uitgevoerd hoeven te worden door de digitalisering, kunnen de medewerkers deze tijd steken in de uitvoering van de kernprocessen binnen het bedrijf. Maar welk systeem kan jouw bedrijf hier het beste mee helpen?
Het systeem
Er zijn meerdere systemen die claimen ervoor te zorgen dat jouw bedrijf van alle digitale gemakken wordt voorzien. Zoals een Document Management System, dit werkt bijvoorbeeld zeer goed voor veel verschillende soorten bedrijven. Dit systeem richt zich in de basis op drie onderdelen. Het documentbeheer maakt het erg simpel om informatie te vinden. Alle informatie wordt namelijk opgeslagen op één centrale plek. Zo is alle informatie voor iedere werknemer duidelijk, waardoor dit altijd op dezelfde manier ingezet wordt voor klanten. Ook is het natuurlijk belangrijk om de contacten met deze klanten op een goede manier te onderhouden. Moderne Document Management Systemen beschikken over een CRM, dat hierbij helpt. Alle gegevens van klanten zijn voor de medewerker snel te vinden. Daarnaast kan een DMS zorgen voor consistentie in de huisstijl, wat zorgt voor herkenbaarheid richting de klant.
Voor iedereen op maat
Toch is niet ieder bedrijf of merk hetzelfde. Soms heb je zelfs te maken met méér dan één huisstijl. Doot voor verschillende merken gebruik te maken van verschillende huisstijlen, weten klanten altijd met wie ze te maken hebben. De documenten die in het programma gemaakt worden hebben altijd de juiste uitstraling van jouw bedrijf. Ook worden de adressen en het logo op een correcte manier weergegeven. Niet alleen bespaart dat veel tijd doordat documenten niet allemaal een aparte opmaak nodig hebben, maar ook de uitstraling naar de klant ziet er meteen erg professioneel uit.